El administrador suplente (o cómo evitar que la sociedad quede impedida para realizar las funciones propias de su día a día).

Si el lector está vinculado de alguna forma con el derecho de sociedades, entenderá la importancia de la figura del órgano de administración, el cual, básicamente, lleva las riendas del día a día empresarial. Del mismo modo, el lector podrá imaginar que la inoperatividad de este órgano, por cualquier causa, supondrá un bloqueo de la actividad societaria, bloqueo que se hará todavía más patente si no existieran apoderados suficientes para la realización de los actos más esenciales (piénsese, por ejemplo, en la posibilidad de retirar fondos de las cuentas bancarias o el mero de hecho de pagar nóminas a los empleados).

Hoy venimos a hablar precisamente de estos problemas (y de cómo solucionarlos) que derivan de lo que, en términos de Derecho, se conoce como “acefalía”. Una sociedad se considera acéfala cuando se queda sin un órgano de administración funcional que pueda asumir las cuestiones propias del cargo. Esta acefalía puede acaecer por múltiples causas de origen muy distinto, siendo la más conocida el fallecimiento del administrador único de la compañía, y la más usual la no renovación de los cargos ya caducados.  Otra situación muy recurrente en compañías con un capital social disperso es el establecimiento de unas mayorías reforzadas estatutarias que impidan la renovación del cargo en determinados momentos. 

Dentro de este amplio abanico de casos, es frecuente -especialmente en sociedades de tipo familiar en las que hay un administrador único- que los socios o accionistas busquen formas de mitigar el efecto causado por la posible inoperatividad, indefinida o prolongada en el tiempo, del órgano de administración. La práctica hace al maestro, y no han sido pocas las veces en las que estos mismos socios o accionistas se han visto obligados a solicitar la convocatoria de la junta de socios a través del Letrado de la Administración de Justicia o de Registrador Mercantil, llevados por la falta de precaución en este sentido (recordemos que es el órgano de administración el encargado de convocar la Junta de socios o accionistas).

Por supuesto, si la administración de nuestra sociedad se rige por un consejo de administración formado por varios miembros, la eventual aparición de la acefalía es un escenario muy lejano que difícilmente lleguemos a plantearnos. No obstante, la cosa cambia en sociedades en las que el sistema de administración está formado por un único administrador (o dos administradores mancomunados); escenario que puede agravarse si, además, no existieran apoderados suficientes, e incluso si este mismo administrador fuera el socio único y quedara igualmente inoperativo para efectuar un nuevo nombramiento. Del mismo modo, las juntas de socios o accionistas con desavenencias recurrentes y similar participación en el capital social, que vengan disfrutando de una convivencia poco armoniosa, pueden plantear dudas sobre la viabilidad de alcanzar un acuerdo sobrevenido y difícilmente posponible, en sede de Junta, con respecto al nombramiento de un nuevo administrador.

Pues bien, existe un mecanismo preventivo que inhibe los efectos de la acefalía definitiva (no transitoria) que aparezca por cualquier causa distinta al mero transcurso del plazo para el ejercicio del cargo de administrador, y que además no plantea, en principio, ningún coste adicional para la sociedad si se pone en marcha en el momento oportuno. Me estoy refiriendo, por supuesto, a la desconocida figura del administrador suplente.

Según dispone el artículo 216 del Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital, la Junta General de socios tiene la facultad de nombrar a uno o varios administradores suplentes, en el mismo momento en el que nombran a los administradores “titulares”, o también en un momento posterior (aunque siempre con anterioridad a la aparición de la vacante). El nombrado como suplente es administrador bajo condición suspensiva, de manera que su acceso al cargo se haya en suspenso hasta que se produzca el cese y la ausencia de otros suplentes con prioridad. Por ello, hasta el momento en que dicha condición suspensiva se cumpla, no le es aplicable el complejo de derechos y responsabilidades inherentes al cargo.

Como en todo nombramiento de administrador, la aceptación del cargo es esencial: no habrá nombramiento de administrador suplente si el mismo no comparece, aceptando expresamente el cargo. Para ello se suele enviar al Registro Mercantil un escrito del interesado aceptando el cargo, con firma legitimada notarialmente, el cual, unido a la acreditación del cese del titular y las inscripciones previas, acredita expresamente esta circunstancia con garantías legales. Por otro lado, si los estatutos sociales o la legislación aplicable establecieran un plazo determinado de duración del cargo de administrador, el nombramiento del suplente se entenderá efectuado por todo el período pendiente de cumplir por la persona cuya vacante vaya a cubrir, y nunca por el total.

El nombramiento de uno o varios (sucesivos) administradores suplentes puede hacerse siempre que no haya disposición contraria de los estatutos sociales, lo cual no sólo es poco probable, sino que, además, es bastante desaconsejable. La buena noticia es que, muy probablemente, no sea necesario tener que recurrir a una modificación estatutaria si queremos ser precavidos y proceder a nombrar administradores suplentes en nuestra sociedad.

De esta forma, se constituye una garantía que consigue que la sociedad no quede sin gobierno ni rumbo en el caso de que el administrador único, o algún administrador o consejero considerado esencial, se vea impedido para continuar ejerciendo el cargo. Por supuesto, esta solución no resuelve la falta de acuerdo entre los accionistas o socios con respecto al nombramiento, pero, al menos, permite que la sociedad puede seguir funcionando mientras los mismos se ponen de acuerdo.

Si bien menos común, esta fórmula es igualmente viable para el nombramiento de suplentes en el Consejo de Administración. De hecho, y para el exclusivo caso de las sociedades anónimas, de no haber previsto un mecanismo correctivo alternativo, entrará en juego el nombramiento por cooptación (art. 244 del Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital), que predica una inversión temporal de roles: el propio Consejo de Administración podrá designar, entre los accionistas, a las personas que hayan de ocupar las vacantes que hubieran quedado en el Consejo, si durante el plazo para el que fueron nombrados los consejeros se produjesen vacantes sin que existieran suplentes, y ello hasta que se reúna la siguiente Junta General de accionistas.

Llegados a este punto, merece la pena precisar que el consejero suplente sustituirá al titular en su cargo de consejero, pero nunca en el cargo que el mismo gozara dentro del Consejo, para lo cual el Consejo de Administración, reunido en sesión, deberá efectuar un nuevo nombramiento. Esto es, si bien esta figura implica que, producido el cese, el consejero suplente sustituya al titular, ello no supondrá que este último acceda a algún cargo concreto dentro del Consejo, como puede ser el de Presidente del Consejo de Administración, por mucho que el titular gozara de esta posición.

En cuanto a la inscripción del cargo, el propio artículo 216.1 del Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital nos da las claves: “el nombramiento y aceptación de los suplentes como administradores se inscribirán en el Registro Mercantil una vez producido el cese del anterior titular”. Por supuesto, para proceder a la efectiva inscripción del cargo, los suplentes deberán cumplir con los requisitos legal y estatutariamente previstos para ser nombrado administrador, y ello tanto en el momento de la designación (art. 147.2 del Reglamento del Registro Mercantil), como en el momento en el que se conviertan en titulares.

Previamente a su inscripción como administradores, los designados aparecerán en la hoja registral de la sociedad inscritos como “administradores suplentes” (art. 94.1. 4º del Reglamento del Registro Mercantil). Por ello, junto a la inscripción del nombramiento de administradores deberá expresarse la identidad de los suplentes y, si hubiesen sido designados varios, el orden en que habrán de cubrir las vacantes que puedan producirse. No obstante, y como ya habíamos avanzado, es requisito necesario para la inscripción la constancia expresa de la aceptación de los suplentes como tales.

María Roldán

Área Legal de Devesa & Calvo Abogados